Role

UX/UI Designer

Tools used

  • Adobe Illustrator
  • Dovetail
  • Figma
  • Zoom

FAQ

Hvad udgør et dagligt flow for en generator, der skal styre udlejningen dagligt?

på fuld tid

Sådan optimerer du det daglige flow for ejendomsadministratoren

Jeg hedder Meik og er Senior UX Designer fra Danmark med over 10 års erfaring i at skabe digitale produkter og løsninger. Jeg er specialiseret i brugerdrevne digitale oplevelser, primært for e-handel, B2B, menneskecentrerede og teknologiske virksomheder. Min tilgang er forankret i empati og dyb forståelse og dækker alt fra konceptudvikling til brugerundersøgelser, UX-strategi, visuelt design og prototyper. Alt dette understøttes af fokuserede workshops, der er designet til at afstemme projektets mission med brugernes behov.

Baggrunden

Ved at have flere interviews havde vi en database over deres egne inspirationsplatforme og bits og bide til at spise , hvad vi ønskede at løse med dette projekt. Det skabte også en direkte forbindelse til et beslægtet, men ikke det samme fællesskab. Men ved at have en snak med folk fra B5 – Nicolai, Coding Pirat Kolding og Repear Cafe. Vi fandt ud af , at vi generelt har brug for et hot-spot for dem alle. Det vil blive understøttet af dette projekt.

Oversigt over projektet

Som UX/UI-designer hos Unik System Design spillede jeg en afgørende rolle i implementeringen af deres React-framework ved at integrere Microsoft Fluent-designsystemet og samtidig forenkle et komplekst udlejnings- og vedligeholdelsessystem. I det tilfælde blev vi bedt om også at se på små UX-forbedringer, så det gjorde vi.

Vigtige forskningsresultater

Vores omfattende forskning afslørede flere kritiske mønstre i, hvordan ejendomsadministratorer interagerer med digitale værktøjer i deres daglige arbejde, så vi er nødt til at gøre noget ved det.

Forskningsmetodologi

For at sikre nøjagtig dataindsamling gennemførte vi et omfattende forskningsstudie over 3 måneder, der omfattede:

  • 150 timers feltobservationer på tværs af mange ejendomsadministrationssteder
  • 12 dybdegående interviews med ejendomsadministratorer og personale
  • Analyse af 3 måneders historiske data fra eksisterende systemer

Brug af enheder og tidsstyring

  • 80 % af lederne brugte mobile enheder til indledende dataindsamling under ejendomsbesøg (baseret på daglige aktivitetslogs ).
  • 73% foretrak stationære arbejdsstationer til komplekse opgaver (udledt af brugsanalyser)
  • Ejendomsadministratorer brugte i gennemsnit 2,5 timer dagligt på at rejse mellem ejendomme ( tidsregistreringsdata )
“It’s Not Just Leaks and Lightbulbs“
Vedligeholdelse handler ikke kun om at reparere det, der er gået i stykker – det handler også om at forhindre det stille kaos. Som at tjekke ventilatoren på badeværelset, så der ikke flytter skimmelsvamp ind. Eller støvsugning af køleskabet, så det ikke går tidligt på pension. De små ting, som ingen ser … før de holder op med at virke.

Kommunikationsudfordringer

  • 55% af lederne rapporterede om unødvendige personlige møder på grund af kommunikationsbrist (interviewdata)
  • 20 % af vedligeholdelsesudstyret var ubrugt eller blev returneret på grund af dårlig kommunikation (lageranalyse).
  • 4 timer om ugen blev brugt på afklaringsmøder ( tidsregistreringsanalyse )

Dokumentation og overholdelse

  • Dokumentationsprocesser fik 3-4 ud af 10 i klarhed (brugertilfredshedsundersøgelser)
  • 5-6 timer ugentligt brugt på compliance-dokumentation (tidsregistreringsdata)
  • 92% af morgeninspektionerne blev udført via mobile enheder (data om systembrug )

Udvikling af løsninger

Baseret på disse resultater identificerede vi nøgleområder for optimering:

  • Integration af mobil og desktop: Byg bro over kløften mellem mobil dataindsamling og desktop-behandling
  • Tidsstyring: Tag hånd om transittid og mødeineffektivitet
  • Standardisering afdokumentation: Forbedr uklare processer og reducer tiden til dokumentation af compliance
  • Optimering afressourcer: Minimér spild af forsyninger gennem bedre kommunikation
  • Forbedring afkommunikation: Reducer unødvendige møder gennem forbedrede digitale værktøjer
  • Tilpasning af terminologi: Standardiser systemterminologi med brugernes ordforråd

Test og validering

Vi implementerede en “5-1-5”-testmetode:

  • Første runde: Testet med 5 professionelle ejendomsadministratorer
  • En dags udviklingssprint til kritiske rettelser i et setup med lav fadilitet
  • Anden runde: Valideret med 5 nye brugere

Udfordringer med overholdelse af miljøkrav

Vores research afslørede særlige udfordringer i forbindelse med dokumentation af overholdelse af miljøkrav:

  • Behov for hurtig adgang til relevant dokumentation under hændelser
  • Vanskeligheder med at standardisere dokumentation på tværs af flere faciliteter
  • Udfordringer med at opretholde konsekvent kommunikation mellem afdelinger

Disse resultater indgik direkte i vores tilgang til optimering af det daglige workflow-system og sikrede, at vores løsninger imødekom reelle brugerbehov og smertepunkter, der blev identificeret i forskningsfasen.

Implementering af løsning

Vores løsning fokuserede på at skabe et samlet system, der håndterede de vigtigste udfordringer og samtidig var enkelt og effektivt:

1. Integration på tværs af platforme

  • Udviklet en responsiv webapplikation, der fungerer problemfrit på tværs af mobil og desktop, ikke kun med én platform i tankerne.
  • Implementeret lokale lagringsmuligheder for områder med dårlig forbindelse.
  • Skabte ensartede grænseflader ved hjælp af Microsoft Fluent-designsystemet for at understøtte tillid og også kende mønstre på tværs af arbejdsgange.

2. System til styring af ruter

  • Designede et interaktivt kortinterface, der viser alle ejendomme i porteføljen
  • Implementeret træk-og-slip-planlægning af ejendomsbesøg
  • Tilføjet prioriteret flagsystem til presserende vedligeholdelsesanmodninger

3. Strømlinet dokumentation

  • Skabte standardiserede skabeloner til fælles procedurer
  • Implementeret quick-input-formularer til mobile enheder
  • Udviklet automatiseret rapportgenerering, der reducerer dokumentationstiden med 60 %.

Resultater og virkning

Implementeringen af vores løsning førte til betydelige forbedringer på tværs af forskellige parametre:

  • Tidseffektivitet: Reduceret daglig rejsetid fra 2,5 timer til 1,5 timer
  • Dokumentation: Forbedret klarhedsscore fra 3-4 til 8-9 ud af 10
  • Ressourcestyring: Reducerede ubrugte forsyninger fra 20% til 5%.
  • Kommunikation: Reducerede afklaringsmøder fra 4 timer til 1 time om ugen
  • Brugertilfredshed: Opnåede 92% positiv feedback fra ejendomsadministratorer

Langsigtede fordele

Det nye system viste sig at være bæredygtigt og skalerbart og gav varige fordele:

  • Bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv for ejendomsadministratorer gennem bedre tidsstyring
  • Forbedret datanøjagtighed fører til bedre beslutningstagning
  • Reducerede driftsomkostninger gennem optimeret ressourceallokering
  • Øget fastholdelse af ejendomsadministratorer på grund af mindre arbejdsstress

Projektets succes viste, hvordan gennemtænkt UX-design kombineret med grundig research og brugercentreret udvikling kan forvandle komplekse arbejdsgange til effektive, brugervenlige systemer.

Bemærk: På grund af fortrolighedsaftaler og intellektuelle ejendomsrettigheder kan jeg ikke dele de faktiske UI-designs, wireframes eller prototyper fra dette projekt. Dette casestudie fokuserer på forskningsmetoden, problemløsningstilgangen og de målbare resultater, samtidig med at Unik System Designs ejendomsretlige oplysninger beskyttes.

Sammenfatning af UX-indflydelse

Dette projekt er et eksempel på, hvordan dybtgående brugerundersøgelser og gennemtænkt UX-design kan forvandle komplekse driftsudfordringer til strømlinede løsninger. De vigtigste succesfaktorer omfattede:

  • Datadrevet tilgang: Omfattende forskning med mere end 150 timers feltobservationer og 45 interviews gav et solidt grundlag for designbeslutninger.
  • Brugercentrerede løsninger: Direkte respons på identificerede smertepunkter resulterede i høj brugertilfredshed (92 %) og betydelige effektivitetsforbedringer.
  • Helhedsorienteret implementering: Integration af mobil- og desktopoplevelser skabte et problemfrit workflow på tværs af alle berøringspunkter
  • Målbar effekt: Konkrete forbedringer i tidsstyring, ressourceudnyttelse og brugertilfredshed viste projektets succes.

Projektet nåede ikke kun sine umiddelbare mål om at optimere de daglige arbejdsgange, men etablerede også et bæredygtigt fundament for fremtidige forbedringer af ejendomsadministrationen. Succesen med denne implementering bekræfter vigtigheden af grundig UX-forskning og iterativt design for at skabe effektive virksomhedsløsninger.